Wir würden uns freuen, wenn Sie sich für lexbizz entscheiden – die Cloud-ERP-Lösung aus dem Hause Lexware. Bei der Implementierung des Systems würden wir Sie von Anfang an unterstützen. Während des gesamten Prozesses werden Ihnen unsere erfahrenen ERP-Berater engagiert und kompetent zur Seite stehen.
Damit alles reibungslos und schnell ablaufen kann, sind wir dabei auch auf Ihre Unterstützung angewiesen – denn niemand kennt Ihr Unternehmen, Ihre Daten, Prozesse und Anforderungen so gut wie Sie selbst und Ihre Mitarbeiter. Deshalb müssten Sie bei der Einführung ein paar Punkte beachten, die wir Ihnen ans Herz legen möchten:

 

1. IDENTIFIZIEREN SIE EINEN PROJEKTLEITER UND STELLEN SIE EIN ERP-PROJEKT-TEAM ZUSAMMEN 

Benennen Sie aus den Reihen Ihrer Belegschaft einen Projektleiter, der auf Ihrer Seite alle Fäden in der Hand hält, das Projekt durchsteuert, die Geschäftsführung auf dem Laufenden hält und erster Ansprechpartner für Ihren lexbizz-ERP-Berater ist. Dieser Projektleiter hat idealerweise Projekterfahrung und keine Berührungsängste, wenn es um IT-Belange geht. Außerdem benötigt er ausreichend zeitlichen Freiraum, um sich um die ERP-Einführung kümmern zu können – erfahrungsgemäß sind das etwa 30% seiner Arbeitszeit bei einer vollen Stelle.

Stellen Sie dem Projektleiter zudem Kontaktpersonen aus allen Fachabteilungen bzw. allen Bereichen Ihrer Firma zur Verfügung, die später mit der Cloud-ERP-Lösung arbeiten werden. Die Mitglieder dieses ERP-Projekt-Teams können und sollen als zukünftige Nutzer des Systems selbst aktiv dabei mitwirken, gewünschte Prozesse zu definieren oder Funktionen zu testen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen auch zum Austausch untereinander, denn der Blick über den Tellerrand bringt oft hilfreiche Erkenntnisse. Auch hier gilt: Klären Sie vorab, wie viel Arbeitszeit die Kontaktpersonen auf das ERP-Projekt verwenden können und wer derweil ihre Aufgaben im Tagesgeschäft übernimmt.

2. DER PROJEKTPLAN: MÖGLICHST FRÜH UND DETAILLIERT

Erstellen Sie so früh wie möglich gemeinsam mit Ihrem lexbizz-Partner einen möglichst genauen Projektplan. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten sich an den Plan halten und frühzeitig kommunizieren, wenn Verzögerungen oder Änderungen abzusehen sind. Das bringt Klarheit und spart Geld. Kalkulieren Sie auch Zeit- und Budget-Puffer für unerwartete Ereignisse ein. Fragen Sie dazu Ihren lexbizz-Berater, denn der kennt die Teilschritte eines solchen Projektes und kann den Aufwand realistisch einschätzen. Ganz wichtig: Legen Sie einen fixen Termin für die Systemumstellung fest und mobilisieren Sie alle verfügbaren Ressourcen, um diesen auch wirklich einzuhalten.

Definieren Sie im Projektplan außerdem exakte Zuständigkeiten und Projekt-Meilensteine: Stellen Sie klar, wer wann was erledigt haben muss, damit die nächsten Schritte erfolgen können. Legen Sie fest, über welche Kommunikationskanäle Informationen ausgetauscht werden. Richten Sie zum Beispiel in Windows Office 365 einen Team-Account ein, auf dem alle Informationen jederzeit allen Akteuren zur Verfügung stehen. Halten Sie Ihren Projektleiter dazu an, immer im Auge zu behalten, ob Ergebnisse zu gesetzten Meilenstein-Daten auch tatsächlich vorliegen. Wenn Verzögerungen auftreten, eruieren Sie die Gründe und passen Sie den Projektplan entsprechend an.

Eine klare, vorbehaltlose Kommunikation zwischen Projektleitung und Geschäftsführung ist dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor. Denn es ist elementar wichtig, dass die Führungsebene ohne Wenn und Aber hinter dem Projekt steht. Auch muss sie sich jederzeit umfassend informieren können und bei strittigen Fragen Projekt-Team und Projektleitung bei der Entscheidungsfindung unterstützen.

3. SORGEN SIE FÜR EIN AKTIVES CHANGE-MANAGEMENT

Eine Cloud-ERP-Einführung optimiert Geschäftsprozesse – und führt so zu strukturellen Veränderungen. Solche Veränderungen können Vorbehalte und Ängste bei Ihren Mitarbeitern auslösen. Nehmen Sie diese ernst und stellen Sie im Sinne des Betriebsklimas sicher, dass niemand sich übergangen oder überfordert fühlt. Erklären Sie ausdrücklich, dass keine Stelle durch die Software wegrationalisiert werden soll. Im Gegenteil: Die Umstellung soll allen dabei helfen, noch besser zu werden.

Beziehen Sie alle Mitarbeiter ein, informieren Sie regelmäßig über Ziele und Entwicklungsstände und schaffen Sie Transparenz und Vertrauen. Ermuntern Sie aktiv jeden, sich auf die Umstellung vorzubereiten, die Software kennenzulernen und sich einzuarbeiten. Bieten Sie nicht nur Workshops an, sondern schaffen Sie eine geschützte Lern- bzw. Testumgebung, in der die Software ausprobiert und geübt werden kann – am besten während der Arbeitszeit und unter Anleitung eines bereits eingearbeiteten Kollegen. Dem vertrauen Skeptiker meist eher als externen Beratern – was ihre Bereitschaft erhöht, eingefahrene Denkweisen zu ändern.

4. ORIENTIEREN SIE SICH AN STANDARD-PROZESSEN (BEST PARCTICES)

Standard-Prozesse heißen im Englischen nicht umsonst „Best Practices“ – sie sind tausendfach erprobt und haben sich bewährt. Das kann für Sie bedeuten, dass Arbeitsabläufe, an die Sie und Ihre Mitarbeiter sich gewöhnt haben, bei einer lexbizz-Cloud-ERP-Einführung verändert werden. Selbstverständlich wird lexbizz auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse zugeschnitten – aber eben möglichst im Rahmen der bewährten Standards. Darüberhinausgehende Anpassungen können das Projekt verzögern und sich kontraproduktiv auf die Gesamteffizienz des Systems auswirken.

Unser Rat: Ändern Sie die lexbizz-Prozesse nur dort fundamental, wo Ihr Geschäftsmodell tatsächlich einzigartig und so individuell ist, dass es gar nicht anders geht. Ihr ERP-Berater wird Ihnen dabei helfen, solche Abläufe zu identifizieren und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Ansonsten gilt: Wir von lexbizz treten nicht an, um Ihre alten Software-Prozesse in ein neues Produkt zu „übersetzen“. Wir bieten Ihnen erprobte, optimierte Abläufe, die Ihr Unternehmen effizienter, besser und zukunftssicher machen.

5. BEGINNEN SIE MIT DER MIGRATION DER DATEN

Es ist durchaus möglich, dass Ihr bestehendes IT-System Daten anders verarbeitet als Ihre neue lexbizz-ERP-Lösung. Um eine reibungslose Umstellung auf das neue System zu gewährleisten, exportiert Ihr lexbizz-ERP-Berater die Daten zunächst aus Ihrer bestehenden IT-Lösung ins Test-System von lexbizz.

Vor der Überführung müssen die Daten entsprechend aufbereitet und fehlerhafte Daten bereinigt werden. Sie erhalten von uns Vorlagen, in denen Sie die Daten entsprechend anpassen können – immer zugeschnitten auf die Geschäftsprozesse, die Sie in Zukunft nutzen wollen. Ihr ERP-Berater unterstützt Sie dabei, diejenigen Daten zu identifizieren, die Sie direkt ins neue System übernehmen können – und solche, die sich in der bestehenden Form nicht direkt migrieren lassen. Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem Sie Ihre Datensätze „reinigen“ und von Doubletten sowie überflüssigem „Datenschrott“ befreien können. Gehen Sie dabei sehr sorgfältig vor!

6. WAS SIE VOR DER UMSTELLUNG NOCH TUN MÜSSEN 

Schließen Sie alle laufenden Prozesse in der alten Software ab und bereiten Sie den Systemwechsel so vor, dass auch aktuelle Inventurlisten oder offene Rechnungen exakt überführt werden. Ihr lexbizz-ERP-Berater wird die dabei kritischen Punkte in Ihrem Unternehmen gemeinsam mit Ihnen identifizieren.

Prüfen Sie noch einmal in Ihrer lexbizz-Testumgebung, ob Ihr neues System tatsächlich alle Ihre Anforderungen erfüllt und die gewünschten Funktionalitäten vorhält. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in diese Aktivitäten mit ein – schließlich werden sie es sein, die täglich mit der Software arbeiten.

Stellen Sie dabei auch unbedingt noch einmal sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter gut ins neue System eingearbeitet und auf die zu erwartenden Veränderungen der Arbeitsabläufe vorbereitet sind. In der Übergangsphase sollte Ihr Projektleiter jederzeit für Fragen und Anregungen bereitstehen – selbstverständlich gemeinsam mit Ihrem lexbizz-Berater.

Dämpfen Sie aber auch überzogene Erwartungen! Die neue Software ist kein Wunderheilmittel für alle Schwierigkeiten, die im Arbeitsalltag auftreten können. Sie sorgt für solide, effiziente Prozesse und optimiert bestehende Stärken.

7. DIE REISE GEHT WEITER

Behalten Sie im Hinterkopf, dass die Digitalisierung Ihrer Geschäftsabläufe ein fortlaufender Prozess ist. Märkte und äußere Bedingungen können sich verändern, Kunden und Partner können neue Wünsche oder Anforderungen an Sie herantragen oder der Schwerpunkt Ihres Geschäfts kann sich verlagern. Egal, wohin Sie sich entwickeln: lexbizz bietet Ihnen eine große Auswahl an Modulen und Schnittstellen, mit denen Sie Ihr System erweitern und für neue Aufgaben fitmachen können. Ob mehr Mitarbeiter, ein Online-Shop für Ihre Produkte, automatisierte Bestellfunktionen und Marketing-Aktionen, eine schnelle Expansion in internationale Märkte oder was auch immer: Fragen Sie uns, wir unterstützen Sie in jedem Szenario.

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Sind Sie bereits soweit? Wir beraten Sie gerne bei den nächsten Schritten!

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