Kleinere und mittelständische Unternehmen leben von ihrer Anpassungsfähigkeit: Nur durch diese können sie sich in hart umkämpften Märkten neben wesentlich größeren Konkurrenten behaupten. Viele Unternehmer setzen diese Stärke jedoch durch den Einsatz veralteter ERP-Software aufs Spiel. Erfahren Sie hier, wie Sie diesen Fehler vieler KMUs vermeiden.

VERALTETE SOFTWARE KOSTET ZEIT UND NERVEN

Die Geschäftswelt verändert sich rasend – vor allem durch den digitalen Wandel. Unternehmer müssen ständig mit neuen Herausforderungen umgehen und dazu ihre Geschäftsprozesse anpassen. So verändern sich auch die Anforderungen an die im Unternehmen eingesetzten Software-Lösungen. Was gestern noch allen Ansprüchen genügte, kann durch plötzliche technologische Weiterentwicklungen morgen schon veraltet sein. Vor allem im Bereich der ERP-Software wirkt sich das negativ auf Geschäftsprozesse aus.

Eine FORSA-Umfrage zeigt jedoch: Viele Unternehmen arbeiten mit veralteter ERP Software. 38 % der befragten Unternehmen haben ihre Lösung schon seit über 10 Jahren im Einsatz. Diese Unternehmen verzichten auf die Vorzüge modernerer Software. Dadurch setzen sie ihre Anpassungsstärke aufs Spiel und nehmen einen Wettbewerbsnachteil in Kauf.

Die Administration veralteter Systeme ist nicht nur ein Zeit- und Geldfresser. Sie kostet auch Nerven – junge Talente, die im Mittelstand oft händeringend gesucht werden, wollen so schlicht nicht arbeiten. Darüber hinaus können alte On-Premises-Systeme lange nicht so flexibel an neue Anforderungen angepasst werden, wie moderne Cloud-ERPs. Und schließlich ist veraltete Software das wohl größte Sicherheitsrisiko für Unternehmen. Auf der sicheren Seite sind dahingegen diejenigen, deren System dank automatischer Updates immer auf dem neuesten Stand ist.

SILOS ALS WACHSTUMSBREMSE

Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen vertrauen oft auf eine Vielzahl an unterschiedlichen Lösungen für ihre Buchhaltung, Vertrieb, Ressourcenplanung, interne Kommunikation, Kundenservice und so weiter. Das hat meist zur Folge, dass die eine Hand nicht weiß, was die andere tut. Es ist natürlich schön, wenn alle Informationen zu einem neuen Produkt in System A liegen – bloß nutzen sie nichts, wenn Vertriebsteam B darauf nicht zugreifen kann. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Ist die Unternehmens-Software in mehreren Silos organisiert, kann niemals das volle Potential der im Unternehmen vorhandenen Informationen genutzt werden. Dabei gibt es sicherlich kein Programm, das allein alle Anforderungen eines Unternehmens abdecken könnte. Allerdings ermöglichen es moderne Cloud-Plattformen, die Daten aus verschiedenen Anwendungen mit vergleichsweise geringem Aufwand einzubinden. So ergibt sich ein 360-Grad-Blick auf das Unternehmen. Verbesserungspotentiale können damit gesehen und Wachstumschancen genutzt werden.

GERADE KMUS MÜSSEN ANPASSUNGSFÄHIG SEIN

KMUs konkurrieren oft mit deutlich größeren Unternehmen, die dementsprechend größere Ressourcen zur Verfügung haben. Diese haben mehr Zeit und Geld, um ihre Softwareumgebung am Laufen zu halten und gegebenenfalls an geänderte Geschäftsprozesse anzupassen. Es ist daher eine große Herausforderung für KMUs, mit dem Wettbewerb mithalten zu können. Die Situation, mit veralteten Systemen, die nicht ineinandergreifen, arbeiten zu müssen ist daher alles andere als optimal.

Dieser Nachteil kann aber zugleich auch ein Vorteil sein: In KMUs ist meist weniger Legacy Software vorhanden und so ist es für sie leichter als für Großunternehmen, einen Neustart mit einem Cloud-ERP zu wagen. Moderne Cloud-Plattformen unterstützen Mittelständler und kleinere Unternehmen dabei, ihre Stärken zu kräftigen: Sie können damit schneller auf Veränderungen reagieren, ihre Prozesse anpassen oder sogar ganz neue Geschäftsmodelle digital abbilden.

Nur durch diese Anpassungsfähigkeit können KMUs effektiv wachsen. Denn wo Innovationen entstehen sollen und neue Märkte erschlossen werden sollen, muss auch die Software-Infrastruktur variabel genug sein, um dies abzubilden.

SO UNTERSTÜTZT EIN CLOUD-ERP MITTELSTÄNDLER

Zeitgemäße ERP-Systeme unterstützen Unternehmen in verschiedenen Bereichen: Warenwirtschaft, Buchhaltung, Lager. Ihre wirkliche Stärke ist es jedoch, Informationen aus den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens zu verknüpfen und für die Personen nutzbar zu machen, die sie brauchen. Alle Daten liegen in einer zentralen Datenbank und alle Prozesse können zentral gesteuert werden. Dadurch eliminieren Sie doppelte Datenpflege, gestalten Abläufe deutlich effizienter und brechen Wissens-Silos auf. Das ist umso wichtiger, je komplexer die Strukturen in einem Unternehmen werden.

Vor allem in kleineren Unternehmen gab es bislang Vorbehalte gegenüber ERP-Systemen: Zu komplex, zu teuer oder schlichtweg überdimensioniert sollten sie sein. Die aktuelle Forsa-Umfrage entkräftet diese Vorurteile nun. Unternehmen, die schon ein ERP nutzen, sind zu 93 % zufrieden damit. 89 % der Befragten gaben an, das System biete ihnen eine „sehr gute“ oder „gute“ Übersicht über Unternehmenskennzahlen. Und für 82 % steigert das ERP die Effizienz im Einkauf und Verkauf. Der Einsatz einer integrierten ERP-Lösung unterstützt also das Ziel vieler KMUs, verantwortungsbewusst zu wachsen.

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