Bei der Wahl eines neuen ERP-Systems wird die Usability (auf Deutsch: Benutzerfreundlichkeit) oft außer Acht gelassen. Dies kann sich rächen, da die beste Software keinen Mehrwert bringt, wenn die Mitarbeiter sie nicht richtig bedienen können. Lesen Sie in diesem Beitrag, weshalb die Benutzerfreundlichkeit gerade bei einem ERP-System so wichtig ist und worauf Sie deshalb bei der Auswahl achten sollten. 

Was genau versteht man unter Usability? 

Eine Software ist immer dann benutzerfreundlich, wenn die Anwender diese möglichst einfach und intuitiv bedienen können, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. 
Laut der DIN-Norm ISO 9241 ist Usability das „Ausmaß, in dem ein Produkt durch bestimmte Benutzer in einem bestimmten Nutzungskontext genutzt werden kann, um bestimmte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen.“ 

Für den Grad der Benutzerfreundlichkeit sind also drei Dinge entscheidend: 

  1. Wie effektiv eine Aufgabe mit dem System gelöst werden kann.
  2. Wie effizient die Handhabung des Systems ist.
  3. Wie zufrieden die Nutzer mit der Anwendung der Software sind.

Weshalb sollte man bei der Auswahl des ERP-Systems unbedingt auf Benutzerfreundlichkeit achten? 

Die Usability wird bei der Auswahl von ERP-Systemen oft keine große Bedeutung beigemessen. Dabei ist diese genauso wichtig für den Erfolg des ERP-Systems wie der Funktionsumfang, die Zuverlässigkeit und die Leistungsfähigkeit der Software. Denn nur, wenn die Mitarbeiter die Software auch verstehenoder mit anderen Worten, in der Lage sind diese richtig anzuwenden und vor allem Sie gerne nutzen, bringt das ERP-System dem Unternehmen einen Mehrwert. 

Ist die Benutzerfreundlichkeit nicht gegeben, steigt zum einen die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler gemacht werden. Zum anderen erhöht sich das Risiko, dass die Mitarbeiter nicht gerne mit der Software arbeiten und deshalb versuchen, die Arbeit mit dem System zu vermeiden. In beiden Fällen würde das ERP-System dem Unternehmen nur Kosten verursachen, aber nicht das volle Potential liefern können. 

Da das ERP-System der Dreh- und Angelpunkt für die korrekte Erfüllung der Kundenaufträge ist, kann eine fehlerhafte Bedienung dazu führen, dass Aufträge falsch erstellt und ausgeführt werden. Werden Mitarbeiter gezwungen, mit einem System zu arbeiten, mit dem sie nicht arbeiten wollen, weil es nur umständlich bedienbar ist, wird ihre Produktivität zwangsläufig sinken. Im Gegenzug steigt die Gefahr, dass die Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Im schlimmsten Fall vergrault man mit einem ERP-System, das nicht nutzerfreundlich ist, also Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen. 

Vorteile eines benutzerfreundlichen ERP-Systems 

Es empfiehlt sich also, bereits bei der Auswahl eines ERP-Systems darauf zu achten, dass es modern und benutzerfreundlich ist und nicht nur, dass es alle gewünschten Funktionen abdeckt. Hiervon profitiert das Unternehmen auf unterschiedliche Weise. 

Je intuitiver das System bedient werden kann, desto weniger Schulungsaufwand für die Mitarbeiter fällt an. Durch die kurze Einarbeitungszeit spart das Unternehmen zum einen Kosten. Zum anderen bedeutet ein leichtes Verständnis der Software, dass die Mitarbeiter schnell produktiv mit dem neuen System arbeiten können. Hierdurch amortisieren sich die Anschaffungskosten deutlich schneller als dies bei einem System der Fall wäre, bei dem die Mitarbeiter auch nach einigen Monaten immer noch nicht wissen, wie sie es richtig bedienen.  

Arbeiten die Mitarbeiter gerne mit dem System, hat dies zudem einen positiven Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit und die allgemeine Stimmung im Unternehmen. Die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen wird erhöht und die Fluktuation sinkt. 

Das ERP-System ist das zentrale System des Unternehmens. Abteilungsübergreifend arbeiten verschiedene Mitarbeiter des Unternehmens mit der Software. Ein ERP-System mit hoher Nutzerfreundlichkeit ermöglicht es den Mitarbeitern, produktiv und effektiv über die Abteilungsgrenzen hinweg zusammenzuarbeiten. Informationen werden schnell erfasst und verteilt, was für eine zügige und fundierte Entscheidungsfindung sorgt und dabei hilft, den Gewinn des Unternehmens zu steigern. Demgegenüber verlangsamt ein System, das nur schwer zu verstehen und zu bedienen ist, die Prozesse im Unternehmen, was im Endeffekt zu hohen Einbußen führt. 

Woran erkennt man ein benutzerfreundliches ERP-System? 

Ob ein ERP-System benutzerfreundlich ist, erkennt man unter anderem an folgenden 10 Punkten: 

  1. Die Funktionen können schnell und flexibel an die individuellen Aufgaben und Prozesse des Unternehmens angepasst werden. 
  2. Bei Bedarf können Funktionen und Workflows auch nachträglich an sich ändernde Gegebenheiten angepasst werden. 
  3. Die Oberfläche der Software, in der die Mitarbeiter arbeiten, ist nicht überfrachtet, sondern übersichtlich und intuitiv bedienbar.  
  4. Die Namen der Klickpfade und Funktionen sind eindeutig. Hierdurch weiß der Nutzer immer, wo er sich im Programm befindet. 
  5. Das ERP-System ist anpassbar an die Bedürfnisse und Kenntnisse des Benutzers. Basierend auf seiner Rolle werden ihm nur die Inhalte und Informationen angezeigt, die er für seine Arbeit benötigt. Dies vereinfacht die Arbeit spürbar. 
  6. Die Hilfe-Funktion und alle anderen Dialoge sind einfach auffindbar und leicht verständlich. So wissen die Mitarbeiter immer direkt, was zu tun ist.  
  7. Die Dialoge lassen sich flexibel durch die Benutzer steuern. Die Geschwindigkeit kann angepasst werden und die Dialoge lassen sich bei Bedarf anhalten und wieder neu starten. 
  8. Das gewünschte Ergebnis ist mit wenigen Klicks erreichbar. Die Mitarbeiter müssen sich nicht umständlich durch alle Funktionen klicken, wenn sie etwas bestimmtes schnell erreichen möchten. 
  9. Der Anbieter des ERP-Systems bietet Trainings und Webinare an, die individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. 
  10. Falls einmal ein Fehler bei der Eingabe passieren sollte, kann dieser schnell gefunden und mit vom Benutzer unkompliziert behoben werden. Falsch eingegebene Daten lassen sich schnell korrigieren. 

Weshalb hat ein Cloud-ERP hier die Nase vorn?  

Ein Cloud-ERP wie lexbizz schneidet in puncto Benutzerfreundlichkeit deutlich besser ab als On-Premise-ERP-Systeme. Ein Grund dafür liegt auf der Hand: Cloud-Software wird fortlaufend auf dem aktuellen Stand der Technik gehalten und dafür regelmäßig überarbeitet. Feedback von Kunden und Partnern fließt kontinuierlich in die Software mit ein.  

Aus diesem Grund ist lexbizz schon von Beginn an in höchstem Maße auf Flexibilität und Anpassbarkeit an individuelle Bedürfnisse ausgelegt. Anwendungen und Workflows lassen sich schnell und unkompliziert auf die Anforderungen jeder Branche und jedes Unternehmens zuschneiden. Auch wenn sich die Anforderungen irgendwann ändern, können Funktionen und Prozesse des Cloud-ERPs flexibel angepasst werden. 

Weitere große Vorteile von lexbizz sind die einfache Implementierung, die Übersichtlichkeit der Oberfläche und die intuitive Bedienbarkeit. Dadurch bleibt zum einen der Schulungsaufwand sehr gering, zum anderen ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sehr hoch, da sie gerne mit dem System arbeiten.  

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