Oft genug stammt die Idee, ein neues ERP-System einzuführen nicht von der Geschäftsleitung – sondern die Mitarbeiter sind es, die als erstes Missstände bemerken. Sie sind viel näher am Tagesgeschäft beteiligt als Ihre Vorgesetzten und haben so einen besseren Blickwinkel für ineffiziente Prozesse und veraltete Software. Lesen Sie in diesem Blogartikel, wie Sie die Führungsebene von einem neuen ERP-System überzeugen können.

KENNZAHLEN AN DIE GESCHÄFTSFÜHRUNG LIEFERN

In vielen Unternehmen wird der ERP-Prozess in einem Botton-up-Prozess ausgelöst. Das bedeutet, dass Mitarbeiter Hinweise an die Vorgesetzten weitergeben und diese daraus eine Unternehmensstrategie bilden. In diesem Fall würde die Geschäftsleitung auf den Input reagieren, indem er sich auf die Suche nach einem geeignet ERP-System begibt. Was passiert aber, wenn die Führungsebene genau das nicht macht? Wie können Sie die Führungsebene überzeugen?

Für jede Abteilung kann man sich Vorteile durch ein ERP-System denken. Zum Beispiel für den Einkauf wäre es viel einfacher, wenn das System Materialbedarf und Stücklisten voll automatisch berechnet. Der Kundenservice wäre natürlich zufriedener, wenn er alle Kundendaten auf einem Blick sehen könnte und automatische Konditionen errechnen kann.
Doch Sie müssen den Blickwinkel einer Führungskraft einnehmen. Führungskräfte sehen nämlich das Unternehmen und die Herausforderungen aus einer anderen Perspektive. Denn diese muss die gesamte Organisation verwalten und je nach Unternehmensgröße hunderte von Menschen überblicken. Der Arbeitsalltag von einem einzelnen Mitarbeiter hat bei so einer Entscheidung wenig Relevanz.

Die meisten Vorgesetzten denken in Zahlen. Effizienz ist hier viel wichtiger als einzelne Arbeitsabläufe. Denn die Vorgesetzten werden meist selbst anhand von Kennzahlen bewertet – und das beeinflusst natürlich auch die Denkweise.
Das Big Picture ist bei so einer Entscheidung relevant. Die Geschäftsleitung kennt den Arbeitsalltag nicht so wie Sie. Das heißt, wenn Sie Ihren Chef von einer ERP-Einführung überzeugen wollen, beschreiben Sie nicht die einzelnen Vorteile für verschiedene Bereiche. Nehmen Sie seine Perspektive ein – fokussieren Sie sich hier auf Kennzahlen.

Stellen Sie Ihre Arbeitsabläufe in Kontext der gesamten Organisation. Das was Sie erarbeiten, wirkt sich auf das Unternehmen aus und so auch das Verbesserungspotenzial. Wenn Ihre Arbeitsabläufe zu lange dauern, muss in einem anderen Bereich ein Arbeitskollege ebenfalls warten. Diese Verzögerungen ziehen sich durch das ganze Unternehmen und wirken sich auf den gesamten Wertschöpfungsprozess aus und führen zu einem messbaren Umsatzverlust.
Höchstwahrscheinlich leiden Ihre Arbeitskollegen unter dem gleichen Verzögerungsproblem und wenn sich die Effizienz im ganzen Bereich durch ein ERP-System steigern lässt, benötigen Sie diese Kennzahlen. Denn am wichtigsten ist, dass Big Picture im Auge zu behalten.

Es ist aber nicht nur wichtig die jetzigen Kennzahlen zu wissen, sondern auch wie man diese durch ein ERP-System verbessern könnte. Versuchen Sie Vorteile wie „schnellere Prozessabwicklung“ konkret in Kennzahlen auszudrücken. Wie viel Zeit lässt sich wirklich sparen in den einzelnen Arbeitsschritten? Vergleichen Sie die vorher/nachher Situation und setzen Sie das Ergebnis in einen Kontext, am besten über eine bestimmte Zeitspanne, damit Sie einen konkreten Wert der Geschäftsführung vorstellen können.

VERBÜNDETE SIND UNERLÄSSLICH

Gerade wenn es nicht möglich ist Kennzahlen für jeden einzelnen Bereich oder Arbeitsschritt zu berechnen, sollten Sie sich Verbündete im Unternehmen suchen. Sprechen Sie die Bereiche an, die Ihren Input weiterverarbeiten. Fragen Sie dort nach, ob Sie mit einem ERP-System auch effizienter arbeiten könnten. Auch anders herum, sprechen Sie die Bereiche an, von denen Sie Input bekommen und fragen Sie auch dort nach. Außerdem ist es auch wichtig Externe mit ins Boot zu holen. Haben Sie vielleicht Lieferanten mit denen das Unternehmen zusammen arbeitet und mit denen Sie sich durch ein ERP-System verbinden können? Kreieren Sie Stück für Stück das Big Picture.

Auch hier kann man den Flurfunk nutzen. Wenn mehrere Mitarbeiter auf die Geschäftsführung Druck ausüben, macht das mehr Eindruck, als wenn Sie alleine Ihrem Chef die Kennzahlen vortragen.

ACHTEN SIE AUF DIESE DREI ARGUMENTE

1. Effizientere Geschäftsprozesse 

Sind Sie in einem der vielen Unternehmen tätig, die Ihre Prozesse noch auf Word und Excel darstellen? Diese beiden Tools sind immer noch bei vielen Unternehmen die erste Wahl. Wenn dieses Vorgehen bis jetzt funktioniert hat – warum sollte es das in Zukunft auch nicht mehr? Das macht den Absprung in etwas Neues schwer. Aber wenn man genauer hinschaut, kommen schnell Schwächen zum Vorschein.

Die Excel Tabelle ist bestimmt mit wenigen Mitarbeiten noch recht überschaubar. Aber können Sie diese noch händeln, wenn die Organisation wächst und vielleicht sogar mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Standorten koordiniert werden müssen?

Irgendwann sind die Möglichkeiten auf Excel ausgeschöpft und der Zeitpunkt wird kommen, dass die Excel Tabelle mit Ihrem Unternehmen nicht mehr mithalten kann. Besser, Sie suchen jetzt die passende Lösung, die Ihre Excel Tabelle ablösen kann, als dass Ihre Prozesse langsam und ineffizient werden. So haben Sie noch genug Zeit den Wechsel zu planen. ERPs sind im Gegenzug wesentlich flexibler und können mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Außerdem sind bei einem ERP-System Automatisierungsprozesse möglich. So können Routineaufgaben größtenteils selbstständig abwickelt werden und die Mitarbeiter entlasten.

Wenn Sie Ihre Excel gegen ein 360 Grad Unternehmenssoftware austauschen, wird Ihnen auffallen, dass Ihre Unternehmensprozesse schneller, schlanker, flexibler und effizienter werden. Das ERP-System wird die Mitarbeiter entlasten und zu einer Kultur der Kreativität und Innovation verhelfen.

2. Datenqualität

Statt eine Gesamtlösung für das ganze Unternehmen zu nutzen, haben Abteilungen oft Ihre eigenen Systeme, mit denen sie arbeiten – doch leider greifen diese Systeme oft nicht ineinander. So kann zum Beispiel der Verkauf nicht sehen, wie viele Waren noch auf Lager sind. Das bedeutet, dass mehrere Systeme Silos im Unternehmen schaffen. So scheint zwar aus der Perspektive jeder Abteilung alles gut zulaufen, doch im Bezug auf übergreifende Prozesse entsteht Chaos.

Vermeiden Sie diese Fehler, indem Sie die einzelnen Insellösungen durch eine zentrales ERP-System austauschen, mit einer zentralen Datenbank. So kann jede Abteilung einen Überblick behalten, wie der Status in anderen Abteilungen aussieht und Doppelarbeiten und Kommunikationsfehler können dadurch verhindert werden.

3. Transparenz steigern

Wenn jede Abteilung mit seinen eigenen Systemen arbeitet, hindert das auch die Transparenz im ganzen Unternehmen. Denn wenn Prozesse über die ganze Organisation gehen, dann stoßen diese Systeme an ihre Grenzen. So tauschen sich die Unternehmensbereiche unter sich nur aus, wenn es unbedingt notwendig ist. Jeder Bereich ist von anderen abgeschottet und verliert den Überblick über gesamte Schnittstellen zu anderen Bereichen.

Ein ERP-System fördert die Transparenz im Unternehmen über alle Schnittstellen hinweg. Da alle Prozesse im System dokumentiert werden, finden sich auch alle Daten von jedem Bereich dort wieder. Dann wird klar, welche Auswirkungen jeder einzelne Prozessschritt für das ganze Unternehmen hat und wo Optimierungspotenzial geschaffen werden kann.

NEHMEN SIE EINEN ANDEREN BLICKWINKEL EIN

Wenn die Geschäftsführung die Idee eines ERP-Systems ablehnt, sieht dieser nicht den Mehrwert einer modernen ERP. Für Mitarbeiter ist dies frustrierend, aber denken Sie daran, dass Ihr Chef mit einer ganz anderen Perspektive dem Unternehmen gegenübersteht. Jeden Tag müssen weitreichende Entscheidungen getroffen werden und es wird der Fokus eher auf das Big Picture gelegt.

Stellen Sie also den Mehrwert einer modernen ERP in den Kontext der gesamten Organisation und belegen Sie diese Vorteile am besten mit Kennzahlen.

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