Auch der engagierteste Mitarbeiter stößt an seine Grenzen, wenn er nicht flexibel auf Daten zugreifen kann. Das gilt besonders für Außendienst-Angestellte, die von unterwegs Unternehmensdaten und Dokumente abrufen wollen. Doch die Digitalisierung ermöglicht effiziente Technologien wie Cloud ERP-Systeme mit einheitlichen Daten, Vernetzung trotz Mobilität und lang ersehntem Komfort im eng getakteten Arbeitsalltag.

Interne Prozesse unterwegs abbilden

Silodenken sollte ein Ende haben, sobald sich Unternehmen stark Richtung Wachstum orientieren, denn vernetztes Arbeiten wird dann zur Selbstverständlichkeit. Nicht nur im Kopf, sondern auch technisch und die Basis dafür legen Cloud ERP-Systeme. Das beginnt schon bei der Anfahrt, wenn Außendienst-Mitarbeiter Adressen erst heraussuchen müssen, statt dass Karten und Anfahrtszeiten bereits im ERP-System hinterlegt sind. Wenn Arbeitsmittel nicht up to date sind, dann leiden auch die Möglichkeiten guter Performance – und das ist nicht nur ineffizient, sondern vor allem auch frustrierend. Gerade jüngere Generationen ist dieser Aspekt besonders wichtig, aber auch ältere Mitarbeiter im Außendienst, die nah dran sind am Kunden, leisten vor Ort wichtige Arbeit durch Beratung und durch den Aufbau von Vertrauen. Workflows, interne Prozessschritte und die Entwicklung der Kundenhistorie sowie relevante Daten rund um Produkte und Preise spielen im Kundenservice eine noch wichtigere Rolle, da sie in kürzester Zeit in digitalen Akten gesammelt und abgebildet werden können.

Ohne ein ERP-System drohen Zeit- und Effizienzverluste

In der Zwischenzeit hat sich in den meisten Unternehmen zwar etabliert, dass Daten digital vorliegen, allerdings ist das vernetzte und mobile Arbeiten in vielen Betrieben noch immer ein Manko. Gerade jene Mitarbeiter, die außer Haus unterwegs und bei den Kunden vor Ort sind, stellt das vor große Herausforderungen. Der Überblick über alle Informationen fehlt vielen Angestellten, beispielsweise Wartungsintervalle oder auch Gewährleistungs-Fristen und für welche Bauteile welche Garantien gelten, aber auch Lager und Lieferzeiten liegen häufig nicht vor und der Zugriff auf zentral und einheitliche Daten gestaltet sich schwierig. Nicht selten muss sich in ein VPN eingewählt werden und flexibles arbeiten leidet. Gerade ältere ERP-Systeme besitzen noch nicht den Komfort der neuen und der Zeitverlust beim Einwählen summiert sich bei mehreren Außendienst-Mitarbeitern erheblich.

Mobiles Service-Management mit Cloud-ERP

Durch die fortschreitende Digitalisierung jedoch ist es inzwischen problemlos möglich, sämtliche Prozesse über Abteilungen hinweg abzubilden, zu automatisieren und miteinander zu vernetzen. Außendiensttechniker und Zentrale bleiben bei jedem Einsatz in Verbindung, Techniker haben vollständigen Zugriff auf alle Serviceinformationen und Kundendaten. Und es besteht für Unternehmen dadurch die Möglichkeit, eine außergewöhnliche Kundenorientierung anzubieten. Im Vergleich zu Wettbewerbern kann sich das zu einem enormen Vorteil entwickeln, wenn dieser die Chancen für den eigenen Betrieb und für die eigenen Angestellten noch nicht erkannt hat. Gerade Mitarbeiter im Außendienst brauchen für die Nutzung eines Cloud ERP-Systems nichts weiter als Zugang zum Internet und sie können mit ein paar Klicks und ohne Schwierigkeiten auf das webbasierte ERP-System zugreifen. Mit 10-20 Minuten pro Kunde ist das ein echter Effizienzgewinn und auch die Endgeräte, ob nun Smartphone oder Tablet, spielen inzwischen keine Rolle. Durch angepasste Designs und mobile Apps für Android oder Apple iOS profitiert der Außendienst, schnell sind Echtzeit-Unternehmensdaten abgerufen, ein professioneller Workflow wird Realität. Gerade Bestellungen aufnehmen oder Lagerbestände einsehen während der Kunde noch im Termin mit am Tisch sitzt sowie Lieferzeiten abschätzen und in die Beratung einfließen lassen, steigern Transparenz und beweisen Kundenorientierung. Aber auch intern sind mit Hilfe eines Cloud ERP-Systems Abläufe optimiert und Einarbeitungszeiten reduziert der Steigerung von Umsatz steht somit nichts mehr im Weg.

Schnittstellen und Sicherheit – die neuesten Standards

Ein wichtiger Aspekt neben allen effizienz- und wachstumsorientierten Argumenten liefert jedoch auch die Sicherheit. Denn die neuen Technologien wie Cloud ERP-Systeme haben den Vorteil, dass sie über die neuesten Sicherheitsstandards verfügen, zugleich besitzen sie zahlreiche individuell einsetzbare Schnittstellen. Neben einem gesenkten Cyberrisiko kann hier nach Bedarf ausgewählt werden, welche Schnittstellen für Unternehmen und Stakeholder notwendig sind, um das Ziel der Effizienzverbesserung bestmöglich zu erreichen. Docusign beispielsweise erlaubt Dokumente wie Verträge vor Ort zu unterzeichnen und direkt weiterzuleiten, der Zeitverlust wird auf ein Minimum reduziert. In digitalen Akten können aber auch unzählige Dokumente, aus der Personalabteilung hinterlegt werden – Zugänge werden nur den Mitarbeitern gewährt, die beteiligt sind. Auch d.velop ermöglicht jeglichen Branchen Prozesse unterschiedlichster Art schnell und unkompliziert zu organisieren. Und auch lexoffice unterstütz Büro- und Papierarbeiten hochmodern, indem es Vorlagen für Buchungen bereitstellt oder Konten miteinander abgleicht.

Die Lösung für heutige Herausforderungen

Nicht erst die Coronakrise hat deutlich gemacht, wie wichtig es ist, für unvorhersehbare Situationen gewappnet zu sein. Zwar sind es vor allem junge Mitarbeiter die zunehmend eine zeitgemäße Arbeitsumgebung erwarten, der Alltag mit Algorithmen, Google als Ratgeber und Amazon, prägt aber auch ältere Mitarbeiter. Im Privaten Leben herrscht inzwischen eine solche Schnelligkeit und Komfort, dass die Kluft zum Arbeitsleben groß ist, wenn nicht nachgebessert wird. Wo noch umständlich kommuniziert wird und nicht in Echtzeit und mit ein paar Klicks Informationen abrufbar sind, fühlen sich immer mehr Menschen gehindert in ihrer Effizienz. Cloud ERP-Systeme bieten aber die Lösung, denn sie sind auf die heutigen Ansprüche von Schnelligkeit, Mobilität und Flexibilität ausgerichtet: Wird eine integrierte Schnittstelle nicht mehr benötigt, ist sie flexibel austauschbar- das System stetig erweiterbar.

Vernetztes Arbeiten bedeutet dann Zufriedenheit für Mitarbeiter und Kunden, weil sie Effizienz ermöglicht – aber eben auch Flexibilität und Wandlungsfähigkeit für das eigene Unternehmen.

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