Zu lange, zu teuer, zu ineffizient: Läuft ein neues Projekt aus dem Ruder, liegen die Gründe oft in der falschen Herangehensweise oder Methode. Gerade vor einer Einführung von ERP-Systemen schrecken viele Unternehmen zurück – obwohl eine Einführung nicht zwangsläufig aufwändig und schwerfällig sein muss. Agile Implementierung heißt das Zauberwort – eine Einführungsmethode, die kostensparend und einfach ist, weil sie nach und nach erfolgt und nicht auf einen Schlag.


BYE BYE MAMMUTPROJEKT: ERFOLGSPROJEKTE STATT KOSTENFALLE

„Der Echtstarttermin für die neue ERP-Lösung muss verschoben werden“ – eine Aussage, die nach einem bereits Monate dauernden und langwierigen Einführungsprojekt auch dem letzten im Unternehmen den Wind aus den Segeln nimmt. „Leider kommt solch ein Szenario viel häufiger vor, als es sein müsste,“ sagt Gerhard Bienen, Experte für ERP-Implementierung bei lexbizz. „Meist war die Umfangs-Abschätzung für das Projekt falsch oder hat sich während des Projekts geändert. Durch schlecht durchgeführte oder die falschen Implementierungswege wird eine solche Abweichung zu spät realisiert und zu spät eingegriffen. Bis dahin hat das Projekt bereits viel Zeit, Budget und Nerven gekostet.“ Szenarien wie diese schrecken viele Unternehmen vor dem Schritt zu einer ERP-Lösung ab. Dadurch versäumen sie sowohl Potenziale zur Produktivitätssteigerung als auch lukrative Geschäftschancen.

ERFOLGREICHE ERP-EINFÜHRUNG: GANZHEITLICH BEGLEITET MIT KOMPETENTEN LEXBIZZ PARTNERN

Drohen große Projekte, wie beispielsweise eine ERP-Einführung, aus dem Ruder zu laufen, ist das nervenaufreibend und teuer, und kann für einen gewissen Zeitraum auch Ineffizienz bedeuten. Das muss nicht sein, denn mit den richtigen Einführungs-Methoden und professioneller Unterstützung können auch Großprojekte zum Erfolg geführt werden. Beispielsweise mit einem professionellen Change Management und kompetenten Partnern, die eine Umstellung und das gesamte Unternehmen vor Ort begleiten, Mitarbeiter schulen und auch nach dem Live-Gang zur Seite stehen. Denn ein strategisch wichtiges Projekt wie eine ERP-Einführung macht eine optimale Kooperation und ein gemeinsames Vertrauensverhältnis mit Transparenz zwischen Unternehmen und dem jeweiligen ERP-Anbieter oder Umsetzungspartner notwendig.

Unsere lexbizz-Implementierungsexperten Gerhard Bienen und Patrick Schlenker haben für Sie die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine ERP-Implementierung zusammengestellt.

10 ERFOLGSFAKTOREN – SO GELINGT DIE EINFÜHRUNG EINES ERP-SYSTEMS

  1. Planen Sie Ressourcen für das Projekt ein und stellen Sie diese bereit (inkl. Commitment der Geschäftsleitung, dass die Ressourcen auch für das Projekt genutzt werden).
  2. Stellen Sie das richtige Projekt-Team zusammen, indem Sie die Key-User aus den Fachbereichen identifizieren, die zukünftig mit dem ERP-System arbeiten, und deren Bedürfnisse entsprechend integriert werden müssen.
  3. Stellen Sie ein enges Vertrauensverhältnis mit Ihrem Implementierungspartner sicher, damit er den Wechsel auf das neue System transparent und kompetent begleiten kann und auch noch nach dem Go-Live zur Seite steht.
  4. Schaffen Sie klare Erwartungshaltungen, Prozess- und Zieldefinitionen im Projekt. Dies hilft, falschen Priorisierungen vorzubeugen.
  5. Sorgen Sie für frühzeitige Schulungen der Mitarbeiter, beispielsweise für kommunikative Fähigkeiten im Projektmanagement.
  6. Setzen Sie sich mit der Art der Methode auseinander, mit der Sie das ERP-System einführen wollen. Der Implementierungspartner sollte hier mit Expertise und Erfahrung zur Seite stehen.
  7. Haben Sie die Kompetenzsicherung der Projektmitglieder im Blick: Jedes Projektmanagement braucht geschulte und erfahrene Mitarbeiter, denn gerade die agile Herangehensweise fordert eine hohe Eigenverantwortlichkeit der Projektmitglieder.
  8. Planen Sie regelmäßige Abstimmungstermine zwischen dem Projektteam und dem Partner für Feedback-Schleifen und Möglichkeiten zur zeitnahen Reaktion.
  9. Sorgen Sie für die frühzeitige Datenpflege im Altsystem, um für die Umstellung vorbereitet zu sein.
  10. Spezielle Unternehmensprozesse sollten bestenfalls im neuen System in Standardprozesse überführt werden, damit keine fehleranfälligen Sonderprozesse mehr existieren.
Gerhard Bienen
Gerhard BienenDirector of Professional Services
Gerhard Bienen ist Director of Professional Services im lexbizz Team. Gemeinsam mit den kompetenten lexbizz-Partnern ist er für die reibungslose Implementierung der Cloud-ERP bei den Unternehmenskunden verantwortlich. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Projekterfahrung mit besonderem Schwerpunkt auf Distribution und Finanzbuchhaltung. Eineinhalb Jahre hat er im Produktentwicklungsteam die ERP-Plattform mitentwickelt. Dieses tiefe Produktverständnis lässt er in die kundenzentrierte ERP-Implementierung bei den Unternehmenskunden einfließen.
Patrick Schlenker
Patrick SchlenkerBusiness Consultant lexbizz
Patrick Schlenker ist erfahrener Business Consultant im Implementation Team von lexbizz. Auch er war zuvor Teil des Produktentwicklungsteams und verfügt über ein breites produktspezifisches Wissen. Ausgestattet mit über zehn Jahren ERP-Projekterfahrung mit besonderen Kenntnissen im Anforderungs- und Produktmanagement sowie in der Prozessmodellierung sorgt er gemeinsam mit den lexbizz Partnern für erfolgreiche Einführungsprojekte bei den Unternehmenskunden.

PROJEKTMANAGEMENT METHODEN: AGIL ODER KLASSISCHER WASSERFALL?

Eine ERP-Einführung lässt sich mittels verschiedener Methoden bewerkstelligen. Neben klassischen Projektmanagement-Methoden, wie der gängigen „Wasserfallmethode“, gibt es auch agilere Formen. Bei der klassischen Variante wird das ERP-System zu einem bestimmten Zeitpunkt auf einen Schlag live gestellt. Bei der agilen Methode hingegen werden Kernmodule des ERP schrittweise eingeführt. Dadurch ist der Prozess einer Umstellung noch schlanker, die Kosten im vorgegebenen Rahmen. Inzwischen entdecken daher immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) die Vorteile der agilen ERP-Einführung. Denn wo sich auch für KMU die Geschäftswelt immer schneller verändert, werden flexible Systeme, die sich an die veränderten Anforderungen anpassen und mitwachsen, zunehmend attraktiver. Und lassen sich dank ihres modularen Aufbaus, anders als monolithische Systeme, auch agiler einführen.

Patrick Schlenker, Experte für ERP-Implementierung bei lexbizz, hat Erfahrung mit der Implementierung von ERP-Systemen und ist von der agilen Methode überzeugt, denn sie ermöglicht es, Systeme nach und nach einzuführen, dadurch bleibt die Effizienz im gesamten Unternehmen erhalten:  „Anstatt in einem Mammut-Projekt den Systemwechsel vom alten auf das ERP-System auf einen Schlag durchzuführen, setzt die agile Implementierungsmethode auf den Minimal Viable Product-Ansatz. Dabei liegt der Fokus primär auf den Kernprozessen und schaltet diese iterativ und mit ständigen Lernschleifen live. Die Einführung gelingt dadurch schneller, der Prozess ist schlanker und insgesamt, wenn richtig durchgeführt, kostengünstiger.“

WASSERFALL ODER AGILE METHODE: DIE VOR- UND NACHTEILE IM ÜBERBLICK

Das Wasserfallmodell ist eine bekannte und etablierte Methode und im Projektmanagement ein konservativer, aber noch immer etablierter Weg: Sehr linear verfolgt diese Methode die vorab festgelegten Phasen, fast modellhaft soll das Projekt dann dem detailliert ausgearbeiteten Plan entsprechen. Agiles Projektmanagement hingegen ist offener und teamorientierter angelegt und hat sich in den letzten Jahren immer mehr etabliert, weil eine starre Linearität in der heutigen Zeit häufig weniger erfolgsversprechend ist. Zwar bringt agiles Projektmanagement auch hohe Anforderungen mit sich, aber Fehler oder falsche – und dadurch kostenintensive Entwicklungen– werden dadurch vermieden bzw. schneller erkannt. So kann frühzeitig gegengesteuert werden, ohne dass Kosten in die Höhe schnellen. Die Methode erhöht die Möglichkeiten für flexibles und schnelles Reagieren. Gerade für die Kundenorientierung und Projekte, die im Austausch mit diesen stattfinden, eignet sich Agilität besonders: Situativ kann das Tempo bestimmt werden und etwaige Anpassungsschleifen – die sogenannten Iterationen – sind schon eingeplant.

Vorteile Wasserfall-Methode Nachteile Wasserfall-Methode
Hohe Planungssicherheit des Einführungsprojekts insgesamt Keine Iterationen (Feedbackschlaufen)
Stringente Planung einzelner Phasen (Meilensteine) Abhängigkeiten und Probleme spät erkennbar, rückwirkende und oft ressourcenintensive Behebung
Projektverantwortliche kennen zu jeder Zeit den Status der einzelnen Aufgabenpakete lange Planungsphase und viel Zeit der Ist-/Soll-Dokumentation
Aufwände sind berechenbar, einzelne Schritte ersichtlich Wenig variable Ressourcenplanung, um auf Veränderungen reagieren zu können
Hohes Maß an Kontrolle Starre Zieldefinition

MUT ZU AGILITÄT: VORTEILE MIT DEM RICHTIGEN PARTNER NUTZEN

Vielleicht ist es manchmal schwierig, sich von alten Gewohnheiten zu trennen, dennoch haben in der heutigen Zeit agile Methoden aufgrund ihres flexiblen und schlanken Charakters im Einführungsprozess Vorteile. Doch ganz gleich, für welche Implementierungsmethode Sie sich entscheiden: Wichtig ist, den zu Ihrem Unternehmen passenden Partner an der Seite zu haben, der die Transition zum neuen ERP-System kompetent und vertrauensvoll unterstützt und das Unternehmen auch nach dem Go-Live begleitet. Aus dem erfahrenden Partnernetzwerk wie jenem von lexbizz finden Unternehmer genau den richtigen Partner für ihren Start in eine effiziente Unternehmenszukunft.

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Vorteile agile Methode Nachteile agile Methode
Wenig Planungszeit, nur Basisfunktionalitäten als Vorgabe, direkter Projektstart Für viele Unternehmen ist es noch fremd, agil und mit mehr Ungewissheit zu arbeiten
Die ERP-Lösung ist sofort im Einsatz, die Effizienz des operativen Geschäfts bleibt erhalten Ein Teil der Planungskontrolle wird aufgegeben, um flexibler reagieren zu können
Schritt-für-Schritt-Einführung mit variablen Teilprozessen Ohne strikte Projektpläne ist der Verlauf eines ERP-Projekts weniger vorhersehbar
Anpassungen sind während des Projekts jederzeit möglich (z.B. veränderte Wettbewerbssituation) höhere Anforderungen an Projektteilnehmer und Erfahrungen im Projektmanagement sind von Vorteil
Feedbackschleifen sind eingeplant, Fehler werden schneller erkannt und behoben, was zu Kosteneinsparungen führen kann