Im Juli 2020 wurde die Mehrwertsteuer von 19 Prozent auf 16 Prozent bzw. von 7 Prozent auf 5 Prozent gesenkt – nun steht ab dem 1. Januar 2021 die Umstellung an. Wir zeigen, wie die Anpassung gelingt und was Unternehmer bei der Umstellung beachten sollten.

Was als Konsumankurbelungsmaßnahme der Bundesregierung gedacht war, hatte für Unternehmen umständliche Folgen. Die Änderung des Steuersatzes musste binnen weniger Wochen in den Buchhaltungs- und ERP-Systemen der Unternehmen umgesetzt werden. In Bezug auf die Buchhaltung bestand folgender Handlungsbedarf:

  • Anpassung der Systeme und Programme (ERP, Faktura, Kassensystem, Bestellsoftware etc.)
  • Anpassung der Stammdaten
  • Anpassungen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung
  • Anpassung von Rechnungen bzw. Dauerrechnungen sowie Verträge
  • Anpassung für wiederkehrende Buchungen
  • Steuersätze in elektronischen Kassen
  • Steuersätze in der Buchhaltung

Anwender von ERP-Lösungen klar im Vorteil: Hersteller übernimmt Steuersatz-Anpassung

Ab dem 1. Januar 2021 werden die Mehrwertsteuersätze wieder von 16 Prozent auf 19 Prozent (Regelsteuersatz) bzw. von 5 Prozent auf 7 Prozent (ermäßigter Satz) angehoben. Die Hersteller moderner Buchhaltungs- und Unternehmenslösungen nehmen zum Jahreswechsel die Ergänzungen der Steuersatzanpassungen wieder selbstständig durch, sodass Anwender hier nicht viel beachten müssen. Sie werden via Updates automatisch im System aktualisiert. Anders als bei On-Premise-Lösungen wird also kein manuelles Update auf die neuste Version nötig sein.

Mehrwertsteueranpassung im Alltag: Darauf sollten Unternehmen achten

Die Anpassung kann aber jenseits der Rechtskonformität im ERP-System manuelle Sonderbehandlung nach sich ziehen. In einer Übergangszeit kann es durchaus passieren, dass vier Mehrwertsteuersätze gleichzeitig in Frage kommen. In den meisten Fällen gilt: Entscheidend für die Höhe des Umsatzsteuersatzes ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht der Zeitpunkt der Rechnungsstellung oder der Zahlung. Hauptleistungen, die im zweiten Halbjahr 2020 erbracht worden sind, unterliegen weiter den ermäßigten Sätzen von 16 Prozent bzw. 5 Prozent und müssen auch so abgerechnet werden.

Doch es gibt auch Grenzfälle, bei denen die Entscheidung für den richtigen Steuersatz schwerer ausfällt. Dies gilt etwa bei Dienstleistungen, die im Jahr 2020 beauftragt und erst nach der Mehrwertsteuererhöhung im neuen Jahr 2021 ausgeführt und in Rechnung gestellt wurden.

Ein Praxisbeispiel: Ein Handwerksbetrieb hat im November 2020 einen Reparaturauftrag entgegengenommen, die Reparatur und Wartung zieht sich über einen Zeitraum bis Ende Januar 2021. Am 30. Januar 2021 stellt der Handwerker die Rechnung. Welcher Steuersatz gilt nun auf der Rechnung?

Die Auflösung: Der Umsatzsteuersatz richtet sich nach der Leistungserbringung.  Da das Leistungsende im Jahr 2021 ist, erfolgt die Besteuerung mit 19 Prozent. Entsprechend muss in der Rechnung eine Anpassung der Mehrwertsteuer erfolgen. Der Vorteil leicht anpassbarer ERP-Lösungen wie etwa lexbizz liegt darin, dass die Steuerkategorie in der Rechnung auf den jeweils passenden Sachverhalt angepasst werden kann.

Weitere Sonderfälle rund um die Mehrwertsteuer: Umtausch und Gutscheine

Umtausch

Durch den Umtausch, z. B. eines Kleidungsstücks, wird die ursprüngliche Lieferung rückgängig gemacht. Sie wird durch eine neue Lieferung ersetzt. Wird ein vor der Mehrwertsteuererhöhung gelieferter Gegenstand nach diesem Stichtag umgetauscht, gilt für die Lieferung des Umtauschgegenstands der zu diesem Zeitpunkt maßgebliche Steuersatz. Wird also eine Ende 2020 gekaufter Rock im Jahr 2021 umgetauscht, müssen 19 Prozent Steuer entrichtet werden.

Gutscheine

Gutscheine lassen sich in Ein- oder Mehrzweckgutscheine einteilen. Für Einzweckgutscheine ist der Zeitpunkt der Ausgabe für den Steuersatz maßgeblich. Bei Mehrzweckgutscheinen kommt es darauf an, wann die Leistung ausgeführt wird, für die der Gutschein eingelöst wird.

Ausführliche Hilfestellungen sind hier für Sie übersichtlich zusammengestellt.